(趣旨)

第一条　この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の編さん及び保存について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第二条　この訓令において「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(文書の保存年限)

第三条　文書の保存年限は、別表に定める。

(文書の保存年限の種別)

第四条　文書の保存年限の種別は、次の四種とする。

(保存年限の設定)

第五条　文書保存年限の年限の決定又はその内容の変更は、園長が行う。

(保存年限の計算)

第六条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第七条　保存を要する完結文書は、主管係長の指示を受けて、文書取扱主任が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(文書の編集)

第八条　文書は主管係において、次に掲げるところにより編集しなければならない。

(文書の保存場所)

第九条　保存文書は、文書庫又は園長が別に定める場所に保存するものとする。

(文書庫の管理)

第十条　前条に規定する文書庫の管理者は、園長が指定する。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第十一条　保存文書を閲覧又は借覧使用とする者は、園長に申し出て、その承認を得なければならない。

(文書の廃棄の決定)

第十二条　園長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄の基準)

第十三条　二係以上の所管に係る文書は、関係係で協議のうえ、最も関係の深い係において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の係は、当該文書の資料等について、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第十四条　廃棄を決定した文書のうち、個人情報が含まれているなど秘密保持を必要とするもの又は他使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。

(廃棄の通知)

第十五条　前条の規定により、文書を廃棄したときは、主管係長又は文書取扱主任は園長に書面にて、通知しなければならない。ただし、一年保存の文書については、この限りでない。