○西北五広域福祉事務組合文書管理規程
平成十七年三月二十五日
訓令第三号
目次
第一章 総則(第一条―第十条)
第二章 文書の配布及び収受(第十一条―第十五条)
第三章 文書の処理(第十六条―第二十六条)
第四章 文書の浄書及び発送(第二十七条―第三十条)
第五章 雑則(第三十一条―第三十四条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
一 文書 当組合において収受し、作成し、又は保管するすべての文書をいう。
二 係 西北五広域福祉事務組合森田学園庶務規程(平成四年訓令第一号)第二条に定める係及び管理者が別に指定する係に相当するものをいう。
三 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
四 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第三条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の種類)
第四条 文書の種類は、次のとおりとする。
一 法規文書
二 令達文書
三 公示文書
四 一般文書
2 法規文書は、次のとおりとする。
一 条例 地方自治法(昭和二十二年法律第六十七号。以下「法」という。)第十四条の規定により制定するもの
二 規則 法第十五条の規定により制定するもの
三 公告 一定の事項を特定の個人又は団体に公示するもの
3 令達文書は、次のとおりとする。
一 訓令 所属機関又はその他職員にその職務を指揮命令するために発するもの
二 指令 個人又は団体からの申請又は願出に対して許可又は認可等の行政処分を行うために発するもの
三 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの
四 内訓 所属の職員に対し機密の事項を命令するもの
五 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
4 公示文書は、次のとおりとする。
告示 法令の規定に基づき決定した事項及びその他の重要な事項を一般又は一部の者に公示するもの
5 一般文書は、次のとおりとする。
一 上申 上司又は官公庁に対し、意見又は事実を述べるもの
二 副申 上司又は官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの
三 内申 上司又は官公庁に対し、希望等を具申するもの
四 申請 上司又は官公庁に対し、許可、認可、補助金交付等一定の行為を求めるもの
五 伺 上司の意思決定を求めるもの
六 報告 上司又は官公庁に対し、事実、事件の経過等を知らせるもの
七 届 上司又は官公庁に対し、一定の事項を知らせるもの
八 進達 個人、団体等から受理した書類その他物件を上司又は官公庁に取り次ぐもの
九 通知 相手方に事実を知らせるもの
十 通達 所属機関又は職員に職務執行に関して指示を与え、又は一定の行為を命ずるために発するもの
十一 依命通達 上司から命を受けた特定の事項を自己の名で発するもの
十二 協議 ある事件を決定し、又は一定の行為をするにあたって相手側に同意を求めるもの
十三 照会 相手方に対し、事実又は情報の提供を求めるもの
十四 回答 照会等に応答するもの
十五 依頼 相手側に対し、その義務に属さない行為を求めるもの
十六 証明 特定の事実を法律関係で公にするもの
十七 復命 上司から命じられた用務の結果を報告するもの
十八 送付 特定の相手方に対して物品書類を送付し、その受領を要求するもの
十九 願 一定の事項を願い出るもの
二十 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
二十一 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
二十二 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの
二十三 陳情 特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの
二十四 建議 行政機関その他の関係機関に対して意見、希望等を申し出るもの
二十五 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの
二十六 供覧 上司の閲覧に供するもの
二十七 回覧 相互に見せ合うもの
二十八 議案 議会又は委員会に対して議決を求めるもの
二十九 その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、異議申立書の訴訟関係文書、その他請求書、意見書、賞状、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、請求書、受領書等の類で前号以外のもの
(次長の職務)
第五条 次長は、常に所属職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進を図らなければならない。
(園長の職務)
第六条 園長は、文書事務を総合的に掌理し、各係の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(文書管理の簿冊)
第七条 庶務係には、次の簿冊を備え付けなければならない。
一 文書発送簿(様式第一号)
二 文書収受簿(様式第二号)
三 法規番号簿(様式第三号)
四 令達番号簿(様式第四号)
五 公示番号簿(様式第五号)
六 特殊文書収受簿(様式第六号)
2 次長は、特に必要と認めたときは、前項に定めるもののほか特定の事務のための文書管理簿冊を作成することができる。
(文書の記号及び番号)
第八条 一般文書で発送を要するものには文書記号及び文書番号を、収受文書には文書番号を付さなければならない。ただし、第四条第五項第二十九号に規定するその他の文書、書簡その他文書記号を付することが適当でないものについては、この限りでない。
2 文書記号は、「西北五広福第 号」とする。
3 第四条第三項第五号に規定する辞令には番号を付さない。
4 文書番号は、文書発送簿及び文書収受簿により付し、会計年度を通じて順次一連番号とする。ただし、軽易な発送文書にあっては、文書番号にかえて「号外」の文字を付することができる。
(法規番号、令達番号及び公示番号)
第九条 法規文書、令達文書及び公示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び公示番号を付さなければならない。
2 前項の各番号は、それぞれ法規番号簿、令達番号簿及び公示番号簿により付し、暦年を通じて順次一連番号とする。
(文書の種類)
第十条 文書は、管理者が別に定める文書分類表により分類しなければならない。
2 前項の規定により、文書を分類したときは、当該文書の分類記号及び保存年限をその文書の所定欄又は上部余白に記載しなければならない。
第二章 文書の配布及び収受
(本庁到達文書等の開封)
第十一条 本庁に到達した文書及び物品(以下「本庁到達文書等」という。)は、すべて庶務係において受け取り、次に掲げるものを除き開封し、配布すべき係を決定するものとする。
一 親展又は秘扱いの表示のあるもの(以下「親展文書等」という。)
二 特殊取扱郵便物及び電報
三 現金、有価証券その他これらに類するものを添付してある旨、表示のあるもの(以下「「金券文書等」という。)
四 異議の申立て、訴訟、入札その他その内容が重要若しくは異例と認められるもの又は収受の日時が権利義務の得喪に関係の深いもの(以下「重要文書」という。)
五 配布すべき具体的なあて名が封皮に表示されていないもの(以下「配布先未定文書」という。)
六 個人あてのもの
七 帯封のされている新聞、雑誌等
(本庁到達文書等の配布)
第十二条 本庁到達等は、庶務係において次に掲げる方法により配布しなければならない。
一 親展文書等は、特殊文書収受簿に登載し、管理者、副管理者及び収入役あてのものは園長に、その他のものは主管係長に配布し、受領印を徴すること。
二 金券文書及び書留郵便物(現金書留を除く。)は、特殊文書収受簿に登載し、主管係長に配布し、受領印を徴すること。
三 緊急の取扱いを要する文書等は、到達の都度主管係長に配布すること。
四 前各号以外の本庁到達文書等は、主管係ごとにとりまとめて配布すること。
2 庶務係において開封した文書であって、訴訟に関する文書、入札書その他収受に日時が権利義務の得喪及び変更に関係のある文書は、文書の余白に到達日時を記載して証印し、その外封筒を添付して園長に配布しなければならない。
3 二以上の係の分掌事務に関係のある文書は、その関係の最も深い係に配布しなければならない。
4 分掌事務に関して配布先が明らかでない文書は、次長が上司と協議の上当該文書を処理すべき係を決定し、配布するものとする。
(主管係における収受)
第十三条 係長は、前条の規定により配布された文書等及び係に直接到達した文書等を次に掲げる方法により収受しなければならない。
一 親展文書等は、開封しないで当該あて名の者に配布し、その者の指示により文書収受簿に登載し、文書の余白に収受印を押し、文書番号を記入すること。
二 前号以外の文書等は、直ちに文書収受簿に登載し、文書の余白に収受印を押し、文書番号を記入すること。ただし、単に広告的要素のあるもの、会議等で直接担当者に配布された資料は、文書収受簿に登載せずに処理することができる。
2 係に直接到達した文書及び庶務係を経て未開封のまま配布された文書のうち訴訟に関する文書、入札書その他収受の日時が権利義務の得喪及び変更に関係のある文書は、その文書の余白に収受時刻を記載しなければならない。
(事故文書等の処理)
第十四条 料金の不足又は未納の郵便物は、発信者が官公庁であるとき又は公務と認められるものに限りその不足又は未納の料金を納入して収受する。
(執務時間外到達文書等の取扱い)
第十五条 執務時間外に到達した文書等は、夜勤者等がこれを受け取り庶務係に回付しなければならない。
第三章 文書の処理
(処理方針)
第十六条 係長は、文書を収受したときは自ら処理するものを除き所属職員に配布し、その処理方針を示して速やかに処理させなければならない。
2 前項の場合において上司の閲覧に供さなければならないと認めるものは、速やかに呈覧しなければならない。
(担当者の処理)
第十七条 文書の配布を受けた事務担当者は、直ちに処理に着手しなければならない。やむを得ず留置五日以上に及ぶとき又は期限のある事案でその期限内に処理できないときは、あらかじめ上司に申し出て指揮を受けなければならない。
2 係長は、配布した文書の処理状況を把握することに努めるとともに、処理期日等の経過しているものについては、担当者に追及しなければならない。
(未処理文書の保管)
第十八条 事務担当者は、処理中及び未処理文書については係内の所定の場所又は書庫に収納し、所属職員が見分けできるように保管しなければならない。
2 前項の係内の所定の場所又は書庫については、係長がこれを指定する。
(口頭又は電話連絡の処理)
第十九条 口頭又は電話による照会、回答、報告等で重要なものについてはその要領を、口頭・電話記録書(様式第七号)に記録し、文書として取扱い処理しなければならない。
(緊急又は重要な文書の処理)
第二十条 配布文書で緊急又は重要であると認められるもの及び上司の指示を明らかにすべきであると認められるものは、係長自ら文書を携行の上、上司の指示を受けなければならない。
(起案)
第二十一条 事案の処理は、すべて文書によるものとする。
2 文書の起案は、起案用紙(様式第八号)によらなければならない。ただし、所定の簿冊若しくは帳票等で処理できるもの又は軽易な文書には、決裁欄を設け必要な事項をその余白に記載して行うことができる。
3 起案文書の字句の訂正及び加除の場合は、その箇所に訂正者の認印を押し、疑義の生じないようにしなければならない。
4 起案文書には起案に係る事案の趣旨、目的を記載し、起案に至った事情を明らかにしておかなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものはこれを省略することができる。
5 起案文書には参考となる事項を付記し、かつ関係文書を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものはこれを省略することができる。
6 往復文書の回答等にかかる起案文書の場合、収受した相手方の文書を関係文書として添付しなければならない。
(合議)
第二十二条 二以上の係に関連する事案に係る文書の起案は、関係係と合議しなければならない。
2 前項の合議について関係係間に意見の相違がある場合は、上司の指示を受けなければならない。
3 事案が複雑で緊急を要し、かつ合議係が多い場合には関係係長合同で会議をもち合議することができる。
(文書の審査)
第二十三条 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は管理者の決裁を受ける前に園長、次長及び法規担当係長の審査を受けなければならない。
一 条例、規則、訓令、告示、通達及び要綱その他例規の制定改廃に関するもの
二 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
三 前二号に掲げるもののほか、管理者が特に必要と認めるもの
(決裁)
第二十四条 事案の処理は、すべて上司の決裁を受けなければならない。
2 秘密又は重要な起案文書は、その欄外に「秘」又は「重要」と朱書し係長以上の職にあるものが自ら携行して決裁を受けなければならない。
3 管理者及び副管理者の決裁済み文書にあっては庶務係において、園長及び次長の決裁済み文書にあっては各係において決裁印を押印しなければならない。
(決裁文書等の廃止又は変更)
第二十五条 決裁文書又は最終決裁を受けない起案文書を廃止し、変更し、又は施行を保留すべきときは、当該決裁文書又は起案文書を示して上司の承認を得なければならない。この場合において、当該決裁文書又は起案文書が合議を経たものであるときは、合議した関係係長にその旨を通知しなければならない。
(文書の整理及び保管)
第二十六条 決裁済み文書は、文書分類表を基準として整理編集し、主管係において係長の指定する所定の場所又は書庫に収納し、保管しなければならない。
2 決裁文書で関連する文書を持つものは、まとめて係内の書庫に収納し、当該事案の一連的処理経過を明らかにしておかなければならない。
第四章 文書の浄書及び発送
(浄書等)
第二十七条 浄書を要する決裁文書は、主管係において浄書し、及び校合するものとする。ただし、印刷を要するものは、園長に申し出なければならない。
2 浄書した者又は校合した者は、浄書又は校合を証するための認印を当該決裁文書の所定欄に押印しなければならない。
(発信者名)
第二十八条 文書の発信者名は、原則とし管理者名を用いなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は組合名を用いることができる。
(公印の押印等)
第二十九条 発送文書には、公印を押印し、決裁文書と契印を押印しなければならない。
2 公印を押印しようとする者は、当該公印保管者に決裁文書及び発送文書を提示して、その承認を受けなければならない。
3 公印保管者は、前項の規定により決裁文書等を提示されたとき、当該文書等が適正を欠くと認めたときは、主管係長に返戻して訂正その他必要な措置を求めなければならない。
4 次に掲げるものは、第一項の規定にかかわらず公印の押印を省略することができる。この場合起案文書には公印省略する旨を記載して決裁を受けなければならない。
一 庁内文書
二 軽易な発行文書で印刷に付したもの
三 参考資料又は刊行物等の送付文書
四 招待状、礼状又はあいさつ状などの書簡
五 その他文書の性質上公印が不要と認められるもの
5 第一項の規定にかかわらず、契約書、感謝状、書簡及び公印の印影刷り込み文書等には、契印の押印を省略することができる。
(発送)
第三十条 発送文書及び物品は、主管係において発送する。
2 電報の発信にあたっては、主管係において電話による託送の方法により行うものとする。
3 ファクシミリ通信による文書の発送にあたっては、園長の承認を得て、主管係において行うものとする。
第五章 雑則
(文書取扱主任)
第三十一条 係に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、係長が指名し文書取扱主任氏名通知書(様式第九号)により園長に通知しなければならない。
3 文書取扱主任は、係における文書の取扱いについて次に掲げる事項を処理しなければならない。
一 係内の書庫の管理
二 文書の把握と整理指導
三 文書分類の指導と確認
四 保存文書の編さんと庶務係への引継ぎ
五 その他文書事務の正確、円滑な処理に関すること。
(庁外持出し等の制限)
第三十二条 文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ係長の承認を受けたときはこの限りでない。
2 文書は、係長の承認を受けなければこれを他係の職員に示し、又は複写させることができない。
(部外者の閲覧)
第三十三条 法令等に特別の定めのあるものを除き、職員以外の者から文書の閲覧を求められたときは、閲覧させることが通例となっているものを除き、原則として閲覧させない。ただし、上司の指示又は関係係長との協議により差し支えないと認めるものにかぎり閲覧させることができる。
(文書の編さん等)
第三十四条 文書の編さん、保存及び廃棄については、西北五広域福祉事務組合文書編さん保存規程(平成十七年訓令第四号)の定めるところによる。
附則
この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。
